Tämä tietosuojalauseke käsittelee valmennettavien henkilötietojen käyttöä matematiikkavalmennuksessa.
Käsiteltävät henkilötiedot, niiden lähteet ja päätöksenteko
Käsittelemme seuraavia henkilötietoja, jotta voimme toteuttaa matematiikan kilpailuvalmennusta ja joukkueiden valintaa.
- nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdolliset muut viestintäkeinot)
- valmennettavan koulu ja sen yhteystiedot
- osa kilpailuista järjestetään omassa koulussa
- joitakin kilpailu- ja valmennustapahtumia varten täytyy anoa vapaata koulusta, minkä tueksi voimme lähettää koululle kirjeen
- luokka-aste ja ikä
- useimpien kilpailujen osallistumiskelpoisuus riippuu näistä
- silloin kun eri-ikäisten valmennettavien näytöt ovat samalla tasolla, saatetaan joukkueeseen valita näistä nuorempi, jolla on mahdollisuus pidempään kilpailu-uraan
- sukupuoli
- vain naispuoliset valmennettavat ovat kelpoisia EGMO-kilpailuun (European Girls’ Mathematical Olympiad)
- tulokset eri kilpailuista ja kokeista, kuten seuraavista:
- MAOLin kilpailut
- Iranin geometriakilpailut (IGO)
- Pohjoismainen matematiikkakilpailu
- edellä mainittu EGMO
- Kansainväliset Matematiikkaolympialaiset (IMO)
- valmennuksen yhteydessä järjestetyt kokeet
- valmennuksen kotitehtäväkirjeet
- osallistuminen valmennustapahtumiin
- relevanttien yliopistokurssien suoritukset
Saamme valmennettavia koskevia kilpailutuloksia kilpailujen järjestäjiltä. Emme tee päätöksiä automaattisesti, vaan mm. kaikki joukkuevalinnat perustuvat valmentajien suorittamaan kokonaisharkintaan.
Tietojen säilytysaika
Hävitämme valmennettavaa koskevat tiedot, kun hän ei varmasti ole enää kelpoinen osallistumaan mihinkään valmennuksen piiriin kuuluvaan kilpailuun. Tämän rajana on yleensä toisen asteen koulutuksen päättyminen, eli käytännössä lukiolaiset ja ammattikoululaiset ovat yleensä osallistumiskelpoisia mutta korkeakouluopiskelijat eivät.
Tietojen luovutukset
Valmennustapahtumat järjestetään Päivölän opistossa, joka kerää siellä majoittuvien henkilötiedot. Jos valmennettava valitaan edustamaan Suomea johonkin kansainväliseen kilpailuun, luovutamme tietoja tarvittavassa määrin kilpailun järjestäjälle (joskus täytyy lisäksi kertoa esimerkiksi passin numero, jonka kysymme vain tarvittaessa). Osa järjestäjistä on Euroopan unionin ulkopuolisia, jolloin tiedot tulisivat luovutetuksi EU:n lainsäädännön suojan ulottumattomiin. On toki mahdollista kieltäytyä näistä edustustehtävistä ja jatkaa silti valmennuksessa.
Tiedot useiden kilpailujen joukkueista ja tuloksista tulevat julkisiksi samaan tapaan kuin urheilukilpailuissa, mm. IMO-tulokset ovat nähtävissä sivustolla https://www.imo-official.org/ ja niitä on saatettu painaa mm. lehtiuutisiin. Jos et halua osallistumis- tai tulostietojasi julkistettavan, pyydämme esittämään tästä erikseen vapaamuotoisen kiellon hyvissä ajoin etukäteen, koska uutisten vetäminen pois jälkikäteen voi olla vaikeaa tai mahdotonta. Yleensä tällainen uutisointi kuulunee sananvapauden piiriin.
Käytämme tietojen käsittelyyn Googlen ja Dropboxin pilvipalveluita. Luotamme siihen, että nämä palvelut pitävät tiedoista hyvää huolta, mutta teknisesti ottaen tiedot saattavat sijaita EU:n ulkopuolella.
Rekisterinpitäjä ja käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilörekisteriä ylläpitää Suomen matemaattisen yhdistyksen valmennusjaos. Sinulla on oikeus vaatia tietojesi tarkastamista tai niiden poistamista milloin tahansa. Nämä vaatimukset voit tehdä vapaamuotoisesti, mutta mielellään kirjallisesti ja niin, että pystymme riittävästi varmistumaan siitä että olet todella se henkilö, jonka tiedoista on kyse, tai edustat tätä henkilöä. Pyynnöt ja kysymykset voit osoittaa valmennusjaoksen jäsenille, esimerkiksi Jouni Seppäselle (jks at iki.fi) tai Anne-Maria Ernvall-Hytöselle (anne-maria.ernvall-hytonen at helsinki.fi). Jos et ole tyytyväinen siihen miten käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus tehdä valitus viranomaiselle; lähinnä kysymykseen tulisi luultavasti tietosuojavaltuutettu.